Không phải cứ đầu tư càng nhiều thời gian thì năng suất làm việc sẽ cao. Vậy cần làm thế nào để đạt được kết quả tốt nhất trong thời gian ngắn và công sức bỏ ra ít bị lãng phí? Để biết cách làm việc hiệu quả hơn, các bạn có thể tham khảo qua 10 lời khuyên được chia sẻ trong bài viết dưới đây. 

Thế nào là làm việc hiệu quả?

Cách làm việc hiệu quả được hiểu là việc tìm ra phương thức phù hợp để tối đa hóa khoảng thời gian bạn dành cho công việc. Từ đó góp phần cải thiện năng suất, chất lượng làm việc của bản thân. Hiểu đơn giản là việc bạn không cần làm thêm giờ, làm việc lâu hơn hay vất vả hơn nhưng vẫn đảm bảo tiến độ, mục tiêu đã đề ra trước đó hoặc thậm chí là sớm hơn kỳ vọng. 

Có thể nói, người làm việc hiệu quả không cần đầu tư quá nhiều thời gian, công sức để hoàn thành công việc. Những gì bạn cần là nắm được cách thức làm việc, tư duy thông minh và biết được cách sắp xếp, quản lý thời gian. 

4 kỹ năng cần có để làm việc hiệu quả, năng suất hơn

Để đánh giá một nhân viên có làm việc hiệu quả không, ngoài việc áp dụng KPI, hạn deadline, các công ty còn dựa vào kỹ năng mềm khác như sau: 

Kỹ năng phân chia công việc

Muốn nâng cao hiệu quả làm việc, các bạn cần biết cách phân chia công việc theo từng hạng mục một cách rõ ràng. Với những dự án có tính chất phức tạp, việc liệt kê từng nhiệm vụ cụ thể sẽ thúc đẩy tiến độ hoàn thành một cách nhanh chóng. 

Xem thêm: Kỹ Năng Lãnh Đạo Quản Lý Bản Thân Là Gì? Lợi Ích, Cách Rèn Luyện

Hãy bắt đầu làm từ những việc đơn giản nhất, đừng để công việc chồng chất, dồn ứ vào ngày gần deadline. Khi bạn biết cách phân chia công việc theo từng giai đoạn lớn – nhỏ, chắc chắn bạn sẽ có đủ thời gian để hoàn thành sớm. 

Kỹ năng giao tiếp giúp làm việc hiệu quả

Giao tiếp tốt rất có lợi trong cuộc sống cũng như trong công việc. Người có kỹ năng này sẽ chủ động hơn trong việc học hỏi kinh nghiệm làm việc từ người khác. Đồng thời cũng trở nên tự tin, thoải mái hơn khi thể hiện năng lực của mình ở nhiều môi trường khác nhau. Do đó, để có thể phối hợp làm việc ăn ý, các bạn cần tận dụng và rèn luyện thêm kỹ năng giao tiếp. 

Kỹ năng làm việc nhóm

Có không ít ngành nghề hiện nay yêu cầu bạn phải có được kỹ năng làm việc nhóm. Khi làm việc nhóm, hiệu quả công việc tốt hay xấu sẽ phụ thuộc vào sự tương tác, gắn kết giữa các thành viên. Do đó, hãy vì mục tiêu chung mà nên lắng nghe, tôn trọng ý kiến của mọi người và hỗ trợ lẫn nhau hoàn thành tốt công việc được giao. 

Làm việc hiệu quả hơn với kỹ năng quản lý thời gian

Sắp xếp thời gian hợp lý giúp bạn hạn chế được sự xao nhãng, tập trung hơn vào nhiệm vụ chính. Cụ thể, nếu bạn đang làm việc, hãy tránh việc vừa làm, vừa lướt điện thoại hoặc xem các trang mạng xã hội, xem tivi. Thành thạo kỹ năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và biến chúng trở nên có ích hơn, đồng thời cũng có nhiều thời gian để nghỉ ngơi hơn. 

10 lời khuyên hữu ích giúp bạn làm việc hiệu quả

Trên thực tế, làm việc thông minh hay làm việc hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được kết quả tốt nhất trong thời gian ngắn. Điều này không chỉ gói gọn trong số lượng đầu việc phải quản lý hay lượng thời gian cần bỏ ra để hoàn thành công việc. Thêm vào đó, bạn cũng cần nhìn nhận lại cách thức làm việc, hãy suy nghĩ xem cùng thời lượng thời gian làm việc như thường ngày, bản thân có thể hoàn thành thêm được những công việc nào? 

Nếu chưa biết cách làm việc sao cho hiệu quả, bạn có thể tham khảo ngay 10 lời khuyên hữu ích dưới đây:

Giữ tinh thần thoải mái

Cảm xúc ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng, hiệu quả công việc. Thậm chí, cảm xúc tích cực sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin hơn khi tiếp nhận công việc cũng như xử lý chúng. Ngoài thể chất khỏe mạnh, tinh thần cũng phải thoải mái thì bạn mới có đủ sự tỉnh táo để hoàn thành công việc tốt. 

Xem ngay: Vai trò của chiến lược xúc tiến trong marketing

Trong trường hợp bạn đang bị stress, hãy dừng lại một chút để thư giãn, vận động hoặc ăn uống nhẹ nhàng. Đồng thời nên hạn chế làm việc khuya, làm việc trong nhiều giờ liên tục vì điều này có thể gia tăng sự mệt mỏi, ảnh hưởng tới tinh thần, sức khỏe về lâu dài. 

Bắt đầu từ những việc nhỏ nhất

Người thành công không có nghĩa là họ chỉ làm những điều cao siêu mà bỏ qua những việc nhỏ nhặt nhất. Để có được thành tựu, kết quả xứng đáng chúng ta cần trải qua quá trình phấn đấu, học hỏi lâu dài để tích lũy kinh nghiệm.

Hãy vẽ ra lộ trình phát triển rõ ràng, tuy nhiên cần tránh ôm đồm hay nhận việc quá sức, không đủ khả năng thực hiện. Bởi chỉ khi bạn có mục tiêu cụ thể, bạn mới có thể biết mình cần làm gì để theo đuổi và hoàn thành chúng. 

Duy trì sự tập trung

Để tạo ra năng suất làm việc cũng như đạt được hiệu quả như mong muốn, bạn cần duy trì sự tập trung. Hãy đặt thời gian cụ thể, chẳng hạn như ngồi đọc tài liệu trong 1 tiếng, viết xong báo cáo trong 2 tiếng,… 

Trường hợp thường xuyên bị xao nhãng trước mạng xã hội hoặc những cuộc trò chuyện khác, bạn nên để điện thoại di động ở xa vị trí làm việc. Chỉ nên dùng điện thoại khi có thông báo từ cuộc gọi hoặc tin nhắn khẩn cấp. Đồng thời bạn có thể lựa chọn chỗ làm việc yên tĩnh, ít bị tác động từ các yếu tố khác. 

Bên cạnh đó, bạn cũng nên xem lại lịch sinh hoạt để điều chỉnh thời gian biểu. Sự tập trung và năng lượng sẽ nhiều hơn vào buổi sáng nên hãy tận dụng khoảng thời gian này để duy trì sự tập trung. 

Cẩn thận, tỉ mỉ giúp làm việc hiệu quả hơn

Tỉ mỉ, cẩn thận là một đức tính cần thiết mà mỗi người chúng ta cần có và cần học để nâng cao chất lượng cuộc sống cũng như công việc. Sự cẩn trọng sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối, phiền toái không đáng có. Chẳng hạn như việc đánh máy sai chính tả, ký nhầm văn bản cũng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Cũng bởi lý do này mà các nhà tuyển dụng thường ưu tiên những ứng viên có thái độ nghiêm túc, cầu toàn trong công việc. 

Phân nhỏ công việc

Các mục tiêu nhỏ và ngắn hạn thường dễ chinh phục hơn so với việc cùng lúc xử lý nhiều đầu việc cùng lúc. Phân chia công việc ra từng phần giúp não bạn hoạt động logic, tránh gây nhàm chán cũng như hạn chế tạo áp lực cho bản thân. Ngoài ra, việc phân nhỏ công việc cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian cực tốt. 

Học hỏi từ cấp trên hoặc từ đồng nghiệp

Chủ động học hỏi, đúc rút kinh nghiệm là một thói quen tốt để nâng cấp và hoàn thiện bản thân. Để hỗ trợ cho công việc, bạn nên chủ động học hỏi kinh nghiệm từ người khác, chủ động tìm tòi cái mới, chủ động nhận sai và nên công nhận thành tựu của người khác,… 

Tìm hiểu ngay: Chiến Lược Khác Biệt Hóa Là Gì? Ưu – Nhược Điểm Cụ Thể

Từ những việc như trên, bạn sẽ hình thành được lối suy nghĩ linh hoạt trong mọi tình huống, được mọi người công nhận, yêu mến và ủng hộ. Điều này cũng giúp bạn dễ dàng hòa nhập trong môi trường làm việc, có được các mối quan hệ chất lượng hơn. 

Xin lời khuyên của người có kinh nghiệm

Lời khuyên hữu ích sẽ giúp bạn phát hiện ra những sai lầm, thiếu sót nhằm kịp thời sửa chữa. Tuy nhiên, bạn cần chọn người phù hợp để xin lời khuyên, đó có thể là tiền bối trong công ty hoặc những người cùng ngành nghề đã có nhiều kinh nghiệm. 

Đương nhiên, trải nghiệm của mỗi người là khác nhau và kinh nghiệm từ họ cũng có thể không đúng với những gì bạn đang gặp phải. Vậy nên hãy biết cách chọn lọc và áp dụng một cách hợp lý. 

Tự đánh giá tiến độ công việc thường xuyên

Đánh giá tiến độ công việc thường xuyên sẽ giúp bạn biết được bản thân mình cần làm gì, nên điều chỉnh gì, đã đi được tới đâu. Ở trường hợp này, bạn có thể đặt ra deadline cụ thể cho bản thân, thang điểm hoặc nhờ người khác nhận xét, tư vấn. 

Quá trình tự đánh giá bản thân sẽ giúp bạn nhận ra sự khác biệt giữa kỳ vọng và khả năng thực tế có thể đạt được. Từ đó có những bổ sung, sửa đổi sao cho phù hợp để mang tới hiệu quả cao hơn. 

Tự tạo động lực cho bản thân

Đây là kỹ năng giúp bạn tránh khỏi việc trì hoãn bản thân hoặc những thói quen xấu khác. Chỉ khi bạn có động lực, bạn mới có thể vượt qua khó khăn, thử thách để thúc đẩy bản thân đạt được mục tiêu. Nếu cảm thấy nản lòng, hãy nhớ về những điều thôi thúc bạn, lý do mà bạn bắt đầu để tiếp tục cố gắng. 

Không bảo thủ

Bảo vệ quan điểm của bản thân là tốt nhưng đừng nhầm lẫn với việc bảo thủ, cố chấp nếu quan điểm đó không phù hợp với phần lớn tập thể. Cho dù bạn cho rằng ý kiến của mình là đúng, thì vẫn nên lắng nghe, đón nhận thông điệp của mọi người để cùng nhau phân tích và đưa ra phương án lựa chọn thích hợp. 

Nhìn chung, một người làm việc hiệu quả sẽ biết cách ưu tiên công việc quan trọng và dành đủ thời gian để thực hiện chúng. Hình thành thói quen tốt, lập kế hoạch cụ thể mỗi ngày sẽ giúp thời gian trở nên có giá trị và nâng cao năng suất làm hiệu hiệu quả hơn. 

Tìm hiểu ngay:

• Bản Đồ Định Vị Thương Hiệu Là Gì? Cách Lập Bản Đồ Chi Tiết
• 8 Bước Xây Dựng Văn Hóa Doanh Nghiệp Đạt Hiệu Quả Tối Đa