KPI và OKR là những công cụ được biến thể từ phương thức quản trị hiện đại theo mục tiêu MBO. Song bản chất của 2 công cụ này lại có sự khác biệt, tuy nhiên rất nhiều doanh nghiệp và người quản trị còn nhầm lẫn về hai khái niệm này. Để biết OKR và KPI hoạt động như thế nào, nên lựa chọn công cụ nào tốt thì bạn đọc có thể tham khảo thêm trong bài viết dưới đây của chúng tôi. 

Định nghĩa về KPI và OKR

Với những người đã đi làm, nhất là dân văn phòng, ắt hẳn chúng ta đã quá quen thuộc với thuật nữ như KPI hay OKR. Bởi đây chính là thước đo được sử dụng trong hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức hiện nay. Tuy nhiên vẫn có không ít người chưa hiểu về KPI và OKR. Vậy OKR và KPI là gì?

KPI là gì?

Key Performance Indicator hay còn gọi tắt là KPI, chính là chỉ số đánh giá năng suất, hiệu quả công việc. Đồng thời là giá trị có thể đo lường được, nhằm chứng minh mức độ hiệu quả từ các hoạt động kinh doanh của công ty. 

Xem thêm: Tổng quan về mô hình văn hóa doanh nghiệp

KPI được doanh nghiệp áp dụng ở nhiều cấp độ để đánh giá mức độ thành công của tổ chức trong việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Nếu Key Performance Indicator cấp thấp tập trung vào quy trình trong các bộ phận như tiếp thị, bán hàng, nhân sự, hỗ trợ,… thì KPI cao cấp sẽ tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. 

Có thể nói, KPI chính là công cụ đo lường hiệu suất khá tốt khi muốn đánh giá kết quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để làm được điều này, doanh nghiệp cần xây dựng Key Performance Indicator chi tiết hàng ngày. Làm sao cho KPI thể hiện được qua số liệu thống kê, bảng biểu về chỉ tiêu và được định lượng một cách cụ thể.

Đặc trưng của KPI chính là tính hiệu quả có thể định lượng, đo lường được chính xác bằng các số liệu cụ thể. Bên cạnh đó chúng phải được lên lịch hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng và không nên giao chung chung, KPI phải gắn liền với nhân viên hoặc một bộ phận cụ thể. 

OKR là gì?

OKR hay còn có tên đầy đủ là Objective & Key Result, chúng chính là kết quả và mục tiêu then chốt. Cụ thể, đây là phương pháp quản trị dựa trên một mục tiêu cụ thể được đo lường bằng kết quả then chốt. 

Khác với KPI có tính ổn định, khi triển khai OKR bạn buộc phải tách biệt những gì thực sự quan trọng với phần còn lại và vạch ra được những điểm cần ưu tiên. Muốn làm được điều này, các bạn phải học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc. Đồng thời loại bỏ những điều có thể ảnh hưởng tới mục tiêu cuối cùng để tập trung thực hiện. 

Được biết, OKR bao gồm 2 phần là mục tiêu và kết quả chính. Trong đó, mục tiêu mô tả định tính về những gì doanh nghiệp muốn đạt được. Tuy nhiên chúng phải có tính ngắn gọn, hấp dẫn và truyền được cảm hứng, thúc đẩy cũng như thách thức sự quyết tâm của con người. Tương tự, kết quả chính là tập hợp các chỉ số đo lường tiến trình của bạn với mục tiêu và với mỗi mục tiêu, các bạn có một bộ từ 2 – 5 kết quả chính. 

Khi áp dụng OKR, các bạn phải tập trung vào giải đáp 3 câu hỏi sau:

• Bạn cần đi tới đâu? Câu hỏi sẽ giúp tổ chức – doanh nghiệp xác định được mục tiêu. 
• Làm sao để biết bạn đang đến đó? Cho bạn thấy kết quả mà bạn cần đạt để hoàn thành mục tiêu đã đề ra. 
• Bạn sẽ làm gì để đến đó? Câu hỏi giúp đưa ra những sáng kiến, giải pháp để hoàn thành mục tiêu, kết quả then chốt.

Chẳng hạn, bạn đang cần tạo một Objective là “Mang lại trải nghiệm khách hàng tuyệt vời”. Tuy nhiên làm cách nào để bạn biết doanh nghiệp của bạn đã giúp khách hàng có những trải nghiệm tuyệt vời hay không. Chính vì thế, các bạn cần tạo ra kết quả chính, lúc này bạn cần thông qua điểm khuyến mại ròng, tỷ lệ mua lại để đánh giá. 

Mục tiêu OKR lúc này chính là tạo trải nghiệm khách hàng tuyệt vời. Kết quả chính là cải thiện điểm số nhà quảng cáo ròng, tăng tỷ lệ mua lại và duy trì chi phí chuyển đổi khách hàng. 

Nhìn chung, OKR sẽ khó để áp dụng cho những doanh nghiệp mới làm quen với công cụ này. Theo khuyến cáo, mọi người nên bắt đầu bằng KPI và dần chuyển đổi hoặc kết hợp cả hai công cụ với nhau để đạt được hiệu quả tốt nhất. 

Điểm khác biệt giữa KPI và OKR

KPI và OKR đều là những công cụ được nhiều doanh nghiệp dùng để đánh giá các tiêu chí, hiệu suất làm việc của tổ chức, phòng ban hoặc một cá nhân cụ thể. Các công cụ này có thể áp dụng ở cả công ty lớn và nhỏ để giúp doanh nghiệp thực hiện tốt mục tiêu, tầm nhìn đã đặt ra. OKR và KPI đều tác động tích cực tới năng suất làm việc và khi được tạo dựng đều phải mang tính rõ ràng, cụ thể và có thể định lượng được. 

Tuy nhiên bên cạnh những điểm tương đồng, OKR và KPI lại có sự khác biệt lớn khi áp dụng. Cụ thể như sau:

Trọng tâm khác nhau

KPI trọng tâm nằm ở các chỉ số I (Indicator) và chúng hướng tới các kết quả then chốt đã được đề cập trước đó. Còn OKR có trọng tâm là O – (Objective), tức là bạn phải xác định được mục tiêu trước khi đưa ra kết quả then chốt. 

Chẳng hạn với OKR khi muốn phát triển nhanh chóng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong tháng 12 năm 2020. Bạn có thể đặt ra kết quả then chốt (Key Result) là KR1 – doanh thu 10 tỷ, KR2 – số khách hàng mới đạt 2000 người, KR3 – số khách hàng quay lại đạt 1500 người, tương đương với 35% của tháng trước. 

Ví dụ về chỉ số KPI sẽ là doanh thu từ khách hàng mới trong quý là 10 tỷ, doanh thu từ khách hàng Resale là 6 tỉ, số lượng sản phẩm bán ra là 16.000 sản phẩm. 

Tham khảo: Ưu – nhược điểm của chiến lược khác biệt hóa

KPI là công việc hàng ngày OKR thì không

Nếu KPI là công cụ theo dõi công việc của bạn hàng ngày thì OKR lại ngược lại. OKR hướng tới mục tiêu và để đạt được mục tiêu này, bạn cần đạt được KPI, tức KPI phục vu cho OKR. Thêm vào đó, KPI có thể điều chỉnh, nếu tuần này không đạt đủ KPI thì có thể bù vào tuần tiếp theo để đảm bảo theo sát OKR đã đặt ra. 

Bản chất của mục đích sử dụng

KPI được áp dụng với những doanh nghiệp có tổ chức ổn định để đo lường, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Công cụ này giúp việc đánh giá mang tính công bằng, minh bạch hơn giữa sự cảm tính và số liệu chứng minh kết quả. Nhờ đó, doanh nghiệp, người quản lý có thể biết được nhân viên của mình làm việc có hiệu quả không. Đồng thời KPI cũng giúp quy trình hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ổn định và có thể kiểm soát. 

Ngược lại, bản chất của OKR là đặt ra mục tiêu, xác định cơ sở, kết quả đạt được cho những mục tiêu đã đề ra. Công cụ sẽ giúp từng cá nhân, nhóm hay tổ chức xác định được những thứ cần ưu tiên cho công việc. OKR thường được áp dụng khi doanh nghiệp cần lên kế hoạch trong một khoảng thời gian nhất định hoặc khi cần thực hiện dự án mới thay cho những yếu tố hoa mỹ không cần thiết như sứ mệnh hay tầm nhìn thì có thể dùng OKR.

Doanh nghiệp nên chọn KPI hay OKR?

Nói tới việc đo lường, đánh giá năng lực làm việc của mỗi cá nhân hay phòng ban cụ thể trong doanh nghiệp, chúng ta thường nghĩ ngay tới KPI. Thậm chí các doanh nghiệp còn đầu tư không ít thời gian, tiền bạc để xây dựng KPI nhưng vẫn không mang lại hiệu quả tốt. Nguyên nhân của vấn đề này có thể do doanh nghiệp chưa xác định được mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn. 

Hơn nữa, trên thực tế, không phải lúc nào chúng ta cũng có thể áp KPI để đo lường hiệu quả. Bởi sẽ có những giai đoạn doanh nghiệp cần thay đổi phạm vi kinh doanh hoặc ra mắt sản phẩm mới. Chính những thời điểm này, OKR sẽ là công cụ đo lường ngắn hạn mang lại hiệu quả tối ưu hơn. Vì lĩnh vực trên yêu cầu R&D rất cao nên doanh nghiệp cần nhanh chóng thay đổi mô hình để thích ứng với thị trường. 

Vậy nên với câu hỏi doanh nghiệp nên lựa chọn KPI hay OKR sẽ không có đáp án chung. Theo đó, nếu doanh nghiệp có định hướng phát triển dài hạn, công việc cần đo lường hiệu quả hàng ngày, hàng tuần – tháng và năm thì thích hợp để sử dụng công cụ KPI. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp biết cách kết hợp KPI và OKR thì sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất. 

Có thể kết hợp KPI với OKR không?

Trong nhiều trường hợp, chúng ta không thể dùng KPI để đo lường hay tối ưu mức độ làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, một doanh nghiệp không thể phát triển nếu thiếu những kế hoạch và sự đo lường. Bởi việc lập kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp định hướng bước đi trong tương lai. 

Lúc này, nhà quản trị cần xem xét, điều chỉnh kế hoạch cũng như phương pháp đo lường phù hợp với thực tế nhằm tăng tính cạnh tranh và có thể tồn tại được trong thời đại mới. Vì vậy, ngoài KPI nhà quản trị có thể kết hợp với OKR để tăng hiệu quả đo lường. 

Theo đó, KPIs sẽ được giao với những mục tiêu có tần suất lặp đi lặp theo và có tính chu kỳ, đòi hỏi sự chính xác cao. Còn OKRs được áp dụng với những mục tiêu không diễn ra liên tục, lặp lại và không theo chu kỳ nhất định nào. 

Quy trình chuyển đổi từ KPI qua OKR

Các doanh nghiệp hiện nay phần lớn đều sử dụng KPI để đo lường hiệu quả công việc, kế hoạch. Tuy nhiên, KPI chỉ đáp ứng được một phần nhu cầu của doanh nghiệp nên nhiều công ty đã chuyển qua áp dụng mô hình quản trị OKRs. Cụ thể quy trình chuyển đổi từ KPI qua OKR được thực hiện như sau:

Đặt mục tiêu

Khác với KPI, OKR không phải là phương pháp đo lường nên doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng trước khi tiến hành chuyển đổi. Điều này sẽ giúp hoạt động, kế hoạch và các vấn đề liên quan được diễn ra thuận lợi hơn. 

Tạo kết quả then chốt từ KPI

Sau khi đã xác định được mục tiêu, bạn có thể thêm KPI vào mô hình và xem đó là kết quả cần đạt được. Tuy nhiên cần đảm bảo rằng không có quá 3 KPI cho 1 mục tiêu để tránh tình trạng bị quá tải. Đồng thời mỗi một mô hình OKR không nên có quá 10 kết quả then chốt, bởi nếu đặt ra quá nhiều sẽ khiến việc triển khai trở nên khó khăn hơn. 

Xác định chính xác kết quả then chốt

Để có thể xác định được chính xác kết quả then chốt, các doanh nghiệp sẽ áp dụng mô hình SMART để đánh giá mục tiêu được thiết lập. Làm sao đảm bảo kết quả đó được xác định một cách chi tiết, có thể đo lường, đạt được, có thời gian và có tính liên hệ với nhau. Trong đó, mô hình SMART sẽ bao gồm những yếu tố sau:

• S (Specific) – Tính cụ thể: Là kết quả được xác định một cách cụ thể, dễ hiểu với mọi nhân viên. 
• M (Measurable) – Có thể đo lường: Dùng để đo lường mức độ thành công – thất bại của kết quả then chốt. 
• A (achievable) – Tính khả thi: Chính là kết quả then chốt có thể đạt được trên thực tế hay không.  
• R (Relevant) – Tính liên quan: Xem xét các kết quả có quan trọng với mục tiêu đề ra hay không. 
• T (Time-bound) – Có thời hạn: Nhằm đặt ra thời gian để hoàn thành các mục tiêu và thường kéo dài khoảng 1 quý khi áp OKR. 

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn đo lường sự thành công của các chiến lược công ty

Dùng một công cụ giám sát phù hợp

OKR trên thực tế không dễ để có thể triển khai, nhất là với những doanh nghiệp mới làm quen với công cụ này. Bởi xét theo khía cạnh con người, không phải doanh nghiệp nào cũng sở hữu toàn nhân viên ưu tú, nhất là tính kỷ luật và văn hóa đồng nhất. Do vậy, OKR sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp ngay từ lúc đắt mục tiêu tới khi thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Chính vì thế, doanh nghiệp cần áp dụng cả KPI và OKR sao cho phù hợp nhất. 

Lưu ý khi xây dựng OKR và KPI

Để xây dựng OKR và KPI hiệu quả, các cấp quản lý cần nắm được những lưu ý sau đây:

• Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu rõ ràng trước khi xây dựng chỉ tiêu KPI. Mục tiêu phải dựa trên kết quả thực tiễn như kỳ kinh doanh trước, quý trước hay tháng trước để cân nhắc nguồn lực thực hiện sao cho khả thi nhất. KPI khi xây dựng lên phải đánh giá được hiệu suất làm việc công bằng giữa các nhân viên, phòng ban để giúp doanh nghiệp phát triển. Đồng thời giúp nhân viên cảm thấy hài lòng với những gì họ bỏ ra.
• OKR không nên xây dựng dựa trên mong muốn cá nhân mà cần tham khảo ý kiến của các bộ phận khác trong công ty. Một OKR có tính khoa học khi chúng được xây dựng theo cấu tạo của kim tự tháp với các cấp độ nhân viên – quản lý – trưởng bộ phận để hướng tới mục tiêu chung. Bên cạnh đó, OKR có thể thất bại nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc duy trì dịch vụ hiện tại mà không có chiến lược phát triển sau đó. 
• KPI được áp dụng cho những doanh nghiệp đã đi vào khuôn khổ, còn OKR sẽ được xem xét áp dụng khi doanh nghiệp có mong muốn hướng tới mục tiêu khát vọng mang tính cảm hứng. Với OKR, mục tiêu – kết quả có thể đạt được ¾ thì đã được xem là thành công. 
• KPI và OKR là phần mềm có thể áp dụng cùng lúc để hỗ trợ nhau, nhưng sẽ thực hiện những mục đích khác. 

Trên đây là những kiến thức xoay quanh từ khóa KPI và OKR. Học Viện Vietmec mong rằng những thông tin vừa được chia sẻ sẽ giúp bạn xây dựng hệ thống chỉ tiêu, đánh giá hiệu quả kinh doanh cũng như hiệu suất công việc từ nhân viên một cách hiệu quả, khoa học nhất. Nếu cần tham khảo thêm những kiến thức tương tự, có thể tìm đọc thêm trên mục “Tin Tức” hoặc trực tiếp đăng ký tham gia các khóa đào tạo của chúng tôi. 

Tham khảo ngay:

• Bản Đồ Định Vị Thương Hiệu Là Gì? Cách Lập Bản Đồ Chi Tiết
• 10 Chức Năng Lãnh Đạo Cần Có Để Vận Hành Doanh Nghiệp